Comment transformer votre organisation produit en rêve éveillé grâce à Cauchemar en cuisine ?

Transformer une organisation vers un mode produit c’est comme gérer un restaurant, ça ne s’improvise pas ! Et Philippe Etchebest peut vous aider à opérer cette transfo !

Angélique Xavier

Product Leader

Dans cet article

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Intro

Si vous n’avez jamais vu Cauchemar en cuisine et que vous ne connaissez pas Philippe Etchebest, voici le décor : un chef cuisinier hyper réputé (meilleur ouvrier de France rien que ça) apporte un coaching, un peu musclé on va dire, à un restaurateur à deux doigts de mettre la clé sous la porte.

Pour ma part, j’ai beaucoup plus de cheveux et je suis beaucoup plus sympa que Philippe Etchebest, mais mon plat signature ce sont les pâtes au pesto. En revanche, on a en commun d’aider tous les deux des professionnels à donner le meilleur d’eux-mêmes.

Bref, je vais t’expliquer comment appliquer la méthode de M. Etchebest pour transformer toute une organisation afin de développer des produits digitaux performants et à forte valeur ajoutée.

Étape 1 : on observe

Dans Cauchemar en cuisine, Philippe arrive au restaurant, observe l’environnement immédiat et la gestion de l’espace. Il s'installe ensuite à table, étudie le menu, pose des questions au serveur et passe sa commande comme un client lambda. Il déguste ensuite différents plats, souvent un moment magique pour les téléspectateurs, puis file direct en cuisine pour faire connaissance avec le chef.

Mais attention, ça ne s’arrête pas à une gentille petite discussion pour tailler le bout de gras. Il va poser tout un tas de questions pour évaluer les conditions de travail et la manière dont les équipes collaborent. Il passe également au peigne fin la manière dont la cuisine est rangée, nettoyée. Autrement dit, il a un œil sur tout ce qui contribue au fonctionnement du restaurant, ou plutôt à son dysfonctionnement…

Un coach en transformation produit, c’est un peu pareil. Il arrive sur les lieux et commence son observation de l’organisation actuelle de la manière la plus neutre possible. Dans un premier temps, on interview les équipes en cherchant à détecter les points forts et les axes d’amélioration possibles de l’organisation actuelle. Les questions peuvent par exemple tourner autour de la clarté des rôles et responsabilités, de la définition de la stratégie, de la compréhension de cette stratégie par les équipes, de la place des rituels, de la gestion des dépendances, de la structuration de la discovery et de l’organisation du delivery et du run.

En parallèle, on envoie un questionnaire visant à mesurer le niveau de maturité des équipes quant aux pratiques produit. On assiste aux réunions habituelles des équipes, on étudie les interactions dans leur quotidien et on dépile la documentation existante. Bref, on analyse où se trouvent les points de blocages et les frictions éventuelles.

Étape 2 : on pose le diagnostic

Du côté du restaurant, une fois que Philippe a pu se faire une bonne idée de ce qui pêche, il réunit l’équipe pour faire le point avec eux sur ce qui les a conduit à cette situation. Il donne alors des recommandations sur les modifications à apporter qui concernent aussi bien le mode de fonctionnement des équipes que l’identité qu’il convient de donner au restaurant tant sur le plan décoratif que gustatif. Philippe n’hésite pas à dire des vérités pas très agréables à entendre mais ô combien nécessaires pour créer une vraie prise de conscience chez chacun. C’est donc souvent le moment émotion de l’épisode, où une fois que tout le monde a pleuré, tout le monde est gonflé à bloc pour redresser la barre !

Tout comme dans Cauchemar en Cuisine, le diagnostic d’une organisation est le moment pivot d’une transformation. Grâce à son expérience au sein d’autres organisations produits, le coach identifie les dysfonctionnements potentiels de l’organisation actuelle et peut aller jusqu’à proposer différents scénarios de (re)découpage des équipes pour constituer des périmètres qui soient les plus cohérents et autonomes possible. Il dresse par ailleurs un état des lieux de la maturité produit des équipes sur la base duquel il va pouvoir proposer un plan d’actions concret sous la forme d’une roadmap de transformation. Cette roadmap est présentée lors d’une restitution du diagnostic aux représentants et leaders du périmètre afin de s’assurer de leur implication tout au long du processus de transformation.

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Qu’est-ce qu’une roadmap de transformation ?

Le but de la roadmap de transformation est de lister les actions que le coach devra mettre en œuvre sur une période donnée pour donner vie à la transformation et ainsi améliorer le fonctionnement de l’organisation dans un mode produit.

Bien évidemment le détail de ces actions peut varier d’une organisation à une autre et c’est d’ailleurs la raison pour laquelle la phase d’observation a toute son importance afin d’émettre des recommandations sur-mesure. Toutefois, on retrouve fréquemment des problématiques autour de :

la clarification des rôles et responsabilités : dans une organisation produit qui se cherche peut-être parfois encore un peu, il arrive que certains rôles soient flous voire inexistants

l’acculturation des équipes au product management : la transformation d’une organisation en mode produit passe nécessairement par une phase de conduite du changement et donc d’acculturation des équipes sur les bénéfices à tirer de cette démarche

la sécurisation des dépendances : souvent minimisée, cela a pourtant un impact fort sur le delivery du produit et sur le moral des troupes.

l’optimisation du delivery : faire (correctement) de l’agile, est en réalité plus compliqué qu’il n’y paraît. La priorisation du backlog est-elle cohérente avec la valeur que l’on souhaite donner aux utilisateurs ? L’estimation des tickets est-elle réellement fiable ? La stratégie de test est-elle efficace ? Les livraisons sont-elles régulières et fluides ?

l’élaboration d’une stratégie et d’une vision produit : optimiser le delivery est une chose, s’assurer que ce qui est mis en production contribuera réellement à créer la valeur souhaitée en est une autre…

Étape 3 : on met en place le coaching

C’est le moment où Philippe met sa veste de cuisine avec son col tricolore pour donner tous ses trucs et astuces pour faire de la grande cuisine. Il propose des recettes en accord avec la nouvelle identité qui sera donnée au restaurant et s’assure que les équipes en cuisine comprennent ce qu’elles doivent faire pour sortir dans les temps des plats qui mettent des paillettes dans les yeux des clients et font exploser leurs papilles. Il prodigue également ses conseils aux équipes en salle pour qu’elles soient efficaces tout au long du service. Et bien sûr il met l’accent sur la CO-MMU-NI-CA-TION entre la cuisine et la salle pour que tout s'enchaîne de manière fluide. En parallèle, des spécialistes repensent la gestion de l’espace et la décoration pour en faire un environnement agréable pour les clients et pratique pour le personnel.

Côté entreprise, une fois la nouvelle organisation des équipes mise en place, le coach produit va lui aussi former les équipes aux méthodes du product management. Cela passe par des sessions de formation dont le contenu est adapté en fonction des rôles. Le plus important ici est que tout le monde partage un vocabulaire commun et comprennent bien les tenants et les aboutissants d’une organisation produit efficiente. Dans le quotidien des équipes, il dispense également ses conseils et adapte si besoin les méthodologies pour qu’elles soient applicables à leur contexte et leurs objectifs. Il est aussi présent lorsque les Product Managers ont des doutes sur une manière de faire ou ont des points de blocages qui les empêchent de passer à la mise en application. Il challenge les premiers travaux et il les encourage à poursuivre dans la bonne direction lorsque les premiers résultats sont là.

Bien évidemment tout ceci implique que le coach soit en hyper proximité des équipes produit mais aussi du management, notamment pour être tenu au courant des enjeux stratégiques avec lesquels les équipes devront composer dans tous les cas et qui peuvent influencer la priorisation des sujets sur la roadmap de transformation.

💡 Vous voulez un retour d’expérience sur ce type de coaching ? Jettez un œil à l’interview de Romain Affanni, CPO chez InVivo, dans les Product Leader Stories.

Dans quels cas solliciter un coaching ?

Vous vous posez des questions sur l’efficience de vos pratiques ?
Votre time to market est ralentit ?
Votre organisation a beaucoup grossit ?
Vous n’avez pas le temps de faire de discovery car vous êtes focus sur votre delivery ?

Étape 4 : on accompagne les équipes vers l’autonomie

Arrive enfin le grand jour où le restaurant rouvre ses portes. Tout le monde se tient prêt pour accueillir les clients qui sont venus en nombre pour découvrir la nouvelle carte. Philippe est toujours présent mais en observation uniquement. Même si les choses commencent à déraper, il laisse les équipes recadrer le tir par elles-mêmes. Finis les engueulades parce l’un n’est pas assez clair dans la prise des commandes ou parce que l’autre n’a pas prévenu que les stocks de (aliment de votre choix) étaient épuisés. Les clients passent un bon moment et reviendront très certainement !

Ça y est, tous les sujets de la roadmap de transformation ont pu être mis en application et les équipes sont lancées sur les rails. Le coach continue d’assister aux différentes cérémonies, consulte les livrables et échange régulièrement avec les équipes. Il s’appuie également sur la mesure périodique de l’évolution de la maturité produit via le même questionnaire envoyé lors de la phase de diagnostic. Le coaching se conclut avec une dernière rétrospective mettant en avant les progrès réalisés et les éventuels derniers chantiers qui restent aux mains des équipes et de leurs leaders. Cela lui permet de faire une dernière prise de température afin de préparer sa restitution finale et livrer ses tous derniers conseils pour ancrer les bonnes pratiques.

Et voilà la transformation est terminée ! Peut-être que dans un prochain épisode l’équipe sera prête pour intégrer la brigade de Philippe dans Top Chef !

Quelle durée pour un coaching ?

Plusieurs indicateurs peuvent entrer en jeu parmi lesquels :

L’étendue du périmètre à transformer. La transformation prendra plus de temps s’il est question de coacher plusieurs équipes en simultané.
Le niveau de maturité des équipes sur le product management. Si une culture “produit” existe déjà et si des pratiques sont déjà en place, le chemin sera moins long à parcourir.
L’étendue des dépendances inter équipes. Beaucoup de dépendances nécessitent de mettre un focus particulier sur l’alignement des pratiques, ce qui peut prendre du temps.

Et si au final, l’organisation en place fonctionne bien mais que les pratiques ne sont pas au point ?

Quelle que soit la taille de votre organisation, il se peut que vous soyez simplement confronté à un manque de méthodologie. Dans ce cas, notre équipe Campus saura répondre à vos besoins pour vous proposer des contenus de formations adaptés au niveau de maturité des équipes.

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