Animer un workshop hybride : conseils et bonnes pratiques

Depuis quelques années maintenant, notre vision du travail a été bouleversée par l’arrivée de la Covid. Elle a totalement modifié notre façon de travailler et nous a obligés à nous réorganiser, notamment au niveau de la tenue de nos différents ateliers.

Auparavant, la plupart de ces ateliers se réalisaient en présentiel, où tous les participants étaient sur un même pied d'égalité. Mais avec la venue du télétravail, il a fallu relever de nouveaux challenges. C’est ce que nous allons aborder aujourd’hui avec une nouvelle venue : l’atelier hybride.

Mais qu’est-ce qu’un workshop dit hybride? Comment organiser et engager les participants qui sont en présentiel et en télétravail? Quels sont les meilleurs outils qui feront de vous un as de l’animation d’un workshop hybride?

Tout d’abord, il faut savoir qu’un workshop hybride permet la flexibilité et également de travailler depuis n’importe quel pays avec n’importe quelle équipe.

Il faut noter aussi le caractère enrichissant d’une telle expérience sans oublier les nombreux défis qu’il faudra relever afin de mener à bien ce workshop, notamment à cause de la distance.

Alors voyons ensemble les meilleures pratiques pour un workshop hybride de qualité.

Introduction à la culture hybride

a. Présentation d’un workshop hybride

Un workshop hybride n’est pas simplement un workshop que vous devez préparer en distanciel ou en présentiel mais bien les deux à la fois.

Vous devrez à la fois répondre aux besoins de vos participants qui sont de l’autre côté de l’écran et à ceux qui sont en face de vous. La tâche n’est pas aisée mais avec une bonne préparation, tout est possible.

Pour cela, il vous faudra au préalable préparer votre board et de préférence qu’il soit virtuel afin que tous les participants aient une base commune pour travailler.

Le board prêt en amont vous évitera toute question le jour J de vos participants; il ne faut pas qu’ils aient à se demander sur quel support ils travailleront. N’hésitez pas à anticiper les besoins et les éventuelles questions, en envoyant un mail la veille par exemple ou quelques jours avant, afin de leur rappeler le lieu du rendez-vous (lien du meet ou adresse), l’heure et les outils dont ils auront besoin.

Le board sur lequel ils iront travailler, pourra aussi contenir toutes les informations que vous jugerez utiles, telles que les règles, les noms des participants et leurs équipes de travail, les post-it et les gommettes. Une telle préparation vous permettra de gagner un temps fou !

Animer un workshop hybride vous demandera de la dextérité et de la concentration afin d’être présent à la fois pour ceux qui ne le sont pas et pour ceux qui sont en face de vous.

🔥 Tips : La veille ou quelques jours avant, établissez une liste des éléments dont vous aurez besoin pour votre workshop et procédez étape par étape afin d’être sûr de ne rien oublier que ce soit pour vos participants en présentiel ou en distanciel.

b. Les enjeux d’un atelier hybride

Les enjeux de l’animation d’un atelier hybride sont multiples et divers.

Tout d’abord au niveau de la technologie utilisée pour assurer la permanence de l’atelier, il faut s’assurer que l'outil technologique utilisé fonctionne et sera maîtrisé par tous le jour J. Dans le cas contraire, il faudra choisir une solution de repli, au cas où.

Ne laissez jamais la technologie prendre le dessus sur vous. Vous devez pouvoir être prêt à faire face à des imprévus techniques qu’il va falloir anticiper et régler pour minimiser les interruptions du workshop.

Il y a aussi l’enjeu de l’implication de votre auditoire : animer un workshop de type hybride implique qu’une partie de votre auditoire sera présente et l’autre non. Il faudra trouver donc un moyen d’impliquer chaque participant et de pouvoir le faire participer afin qu’il se sente partie intégrante du projet. Posez-leur des questions, invitez-les à partager leur ressenti, interrogez aléatoirement ceux qui sont en distanciel pour qu’ils ne perdent pas le fil de la conversation.

Avant même que la session ne commence, posez les règles et dites que tout le monde devra lever la main tant à distance qu’en présentiel. On veut éviter tout débordement mais on veut également que personne ne se sente exclu.

🔥 Tips : En amont de votre atelier n’hésitez pas à aller interroger les participants afin de sonder sur quel outil technologique ils se sentiraient à l’aise, ça pourrait éviter de mauvaises surprises pour le jour J.

Les défis d’un workshop hybride

a. Les défis

Maintenant que nous avons vu plus largement ce qu’un atelier en hybride impliquait, nous allons entrer plus en détail dans les défis à relever lorsque l’on anime ce type d’atelier.

La distance, premièrement, peut être compliquée à gérer, c’est pourquoi il est recommandé d’être minimum deux animateurs, pour à la fois gérer ceux en présentiel et ceux en distanciel. Cela pourra déjà enlever une certaine charge mentale et de travail.

Il faut pouvoir réellement les engager afin de ne pas perdre leur intérêt. Anticipez au maximum les besoins, prévoyez toutes éventualités car nous sommes tous différents et même si vous vous êtes préparé à 100%, il peut toujours arriver des imprévus.

Mais ne vous en faites pas. Votre auditoire sera le reflet de ce que vous projetez : si vous êtes enjoué, ils le seront; si vous êtes affable, de même. Alors donnez-vous à fond en vous rappelant pourquoi vous le faites, vos objectifs et ce que vous voulez atteindre.

N'hésitez pas à prendre des pauses pour ne pas trop les fatiguer et pour reprendre votre souffle et voir où vous en êtes dans l’avancée de votre atelier.

🔥 Tips : Si vous devez gérer beaucoup de monde à la fois, n’hésitez pas à nommer une personne qui vous assistera dans votre tâche et qui pourra s’occuper du groupe qui se trouve à distance. Il pourra être time keeper et répondre aux questions de l’autre équipe. Ils se sentiront moins seuls et vous vous sentirez moins débordé.

b. Les avantages

Les avantages sont aussi nombreux dans l’animation d’un workshop hybride, notamment au niveau de la flexibilité que cela offre. Les participants peuvent choisir de participer en personne ou à distance en fonction de leurs préférences et de leurs contraintes, permettant ainsi d’élargir l’audience du workshop et d'inclure des personnes qui auraient eu des difficultés à venir en présentiel.

Cela réduit aussi les contraintes géographiques : il se trouve que la plupart du temps nous pouvons travailler avec des personnes du monde entier et cela permet un échange plus favorable sans les contraintes de déplacements, favorisant ainsi la diversité des perspectives et des idées.

Autre avantage non négligeable, c'est l’accessibilité. L’animation d’un workshop hybride offre la possibilité d’enregistrer les sessions du workshop, permettant ainsi de les revoir ultérieurement et donnant la possibilité aux personnes n’ayant pas pu y assister de les consulter plus tard. Cela accroît alors l’accessibilité du contenu du workshop et offre à un public plus large le loisir de bénéficier des idées partagées.

🔥 Tips : Dans une société multiculturelle, il est important de pouvoir partager des idées avec d’autres personnes du monde si cela vous est permis. N’hésitez pas à faire vos workshops en anglais lorsque c’est le cas afin de toucher plus de monde, l’anglais étant la langue numéro 1 parlée dans les entreprises.

‍

Les outils - What’s your poison?

a. Figjam ou Figma : telle est la question ?

FigJam est un outil de collaboration sur tableau blanc développé par la société Figma que vous et votre équipe pouvez utiliser afin de mener à bien votre réflexion et d’organiser des idées. Ce qui est bien avec Figjam, c’est qu’il ne faudra pas à votre auditoire une connaissance préalable des outils de conception pour commencer. Figjam est un outil intuitif et inclusif où tout le monde peut participer.

Vous pourrez brainstormer avec vos équipes sur tout type de projet, partager des idées, créer des liens et interactions entre les éléments. L'idée est de pouvoir faire évoluer vos idées et de les représenter de manière visuelle pour structurer vos projets même à distance. Les possibilités sont infinies avec Figjam et comme c’est collaboratif, vous pourrez laisser des commentaires, interagir en direct, et même pouvoir voir sur quoi vous travaillez instantanément.

En tant que Product Designer, la dimension est encore plus intéressante puisque Figjam étant lié à Figma, vous pourrez faire le pont très facilement, où réaliser vos maquettes et les importer directement de figma à figjam vous donnant une meilleure visibilité et un accès plus facile et rapide.

Figjam possède également de nombreux templates qui vous permettront de travailler en toute confiance sans avoir à perdre de temps sur la mise en place. Le travail est pratiquement fait pour vous. (design - proto)

🔥 Tips : Lorsque vous faites vos ateliers, vous pouvez vous servir des différents services proposés par la plateforme comme le timer ou encore ces nombreux exemples d’ice-breaker si jamais les idées vous font défaut : ce seront de parfaites aides pour commencer.

b. Complètement Miro

Sensiblement semblable à Figjam, Miro aide votre équipe à aller au-delà du brainstorming, avec une grande variété de tâches et de templates qui nécessitent une collaboration de différentes équipes.

🔥 Tips : Miro propose de nombreux templates qui vont permettront de réaliser des mind mapping et surtout de pouvoir travailler en toute autonomie et en collaboration avec les participants.

c. Who let the Strawdog out ?

Strawdog est une méthode de travail qui permet de segmenter votre workshop afin d’en préparer tous les différents aspects.

Et c'est également une méthode qui va vous permettre de vous timer et de séquencer votre atelier.

Vous allez pouvoir rentrer vos différents temps dans un fichier excel, ainsi que le nom de vos participants et rentrer dans des champs toutes les activités prévues lors de votre workshop, ce qui se vous permettra de bien vous organiser et d’anticiper les éventuels imprévus.

🔥 Tips : Comme Strawdog est sur un fichier Excel, il permet de pouvoir rentrer des formules qui permettent le calcul automatique de votre temps, si jamais vous êtes amené à supprimer ou à ajouter une nouvelle activité. Cela vous donne la possibilité de garder la mainmise sur votre organisation et sur votre temps.

d. Les plateformes de visioconférence recommandées

Il existe de nombreuses plateformes de visioconférence qui vous permettront de mener à bien vos ateliers de manière hybride. Ces plateformes sont destinées à un usage personnel ou professionnel, et vous permettent d’échanger avec les autres grâce à une caméra et un micro qu’il vous faudra activer. Ces plateformes sont des outils très simples d’utilisation et ne demandent qu’une bonne wifi et une bonne organisation.

d.1 Sur le podium, nous retrouvons le désormais célèbre Zoom qui, grâce à son logiciel de conférence, permet de simples sessions de chat en tête-à-tête qui peuvent évoluer en appels de groupe, en sessions de formation et en webinaires, pour des publics internes et externes, ainsi qu'en réunions vidéo mondiales jusqu'à 1 000 participants et jusqu'à 49 vidéos HD à l'écran simultanément.

🔥 Tips : Les invitations à des réunions s'intègrent parfaitement aux systèmes d'agenda les plus courants, et les réunions peuvent être enregistrées sous forme de fichiers locaux ou dans le cloud, avec des transcriptions consultables.

d.2 Sur la deuxième marche du podium nous retrouvons Microsoft Teams, accessible à tous ceux qui utilisent déjà les applications Office. Tout le monde peut s'inscrire à la version gratuite de Microsoft Teams, à l'aide d'une adresse électronique personnelle. Ce niveau prend en charge jusqu'à 300 participants à des réunions, avec un accès invité, des appels vidéo et audio individuels et collectifs.

🔥 Tips : Microsoft Teams est l’outil collaboratif développé par Microsoft pour les équipes d’entreprise et qui permet de communiquer facilement. Allié à Microsoft 365, il permet de travailler ensemble aux projets en cours.

d.3 Et enfin, celui que l’on ne présente plus : Google Meet, où l’on peut planifier des rendez-vous directement dans l’agenda, connecté à tout l’écosystème de Google. Google Meet est le service de visioconférence fourni par Google. Il existe en une version gratuite accessible à tous les utilisateurs qui est juste limitée en nombre de participants. Cet outil a fait ses preuves auprès de nombreux utilisateurs pour sa fiabilité et son efficacité.

🔥 Tips : Suivant votre version, le nombre exact de fonctionnalités dépend de votre version de G Suite ; le nombre de participants, par exemple, est limité à 100 pour G Suite Basic, 150 pour Business et 250 pour Enterprise.

Les fondamentaux pour l’animation d’un bon workshop hybride

a. Préparation

Comment je gère mon groupe le jour J ?

Préparez votre groupe en définissant au préalable si vous voulez que les deux groupes en présentiel et en remote soient séparés ou si vous voulez qu’ils soient mélangés.

Et surtout, assurez vous qu’il y ait quelqu’un avec vous pour vous porter assistance afin de ne pas vous laisser déborder.

a.2 Préparez votre board

Préparez les règles en avance, n’hésitez pas à les écrire afin d’éviter d’avoir à vous répéter. Si vous mettez toutes vos règles à plat, cela permettra à ceux qui n’ont pas bien entendu ou compris, de pouvoir en prendre connaissance et de ne pas vous perturber dans le bon déroulé de votre workshop.

a.3 Préparez votre matériel

N’hésitez pas à anticiper le matériel tant en présentiel qu’en distanciel, prévoyez les post-it, du papier, …

Assurez-vous que les participants aient un micro qui fonctionne, demandez-leur au préalable à ce que leur matériel fonctionne pour vous éviter tout stress le jour J.

b. Inclusion

Il nous faut pouvoir créer de la participation afin d’animer notre workshop. Le format hybride va demander de se challenger afin de pouvoir faire participer tout le monde.

Posez-leur des questions, invitez-les à partager leur ressenti, pourquoi ne pas mettre des personnes à distance en groupe avec des personnes présentes afin de leur donner la sensation d’être sur place.

Avant même que la session ne commence, posez les règles et dites que tout le monde devra lever la main tant à distance qu’en présentiel grâce à l’outil de visioconférence que vous utiliserez. On ne veut perdre aucun membre de notre auditoire, il faudra alors faire un travail d’inclusion pour ne pas laisser de côté ceux qui ne sont pas sur place.

🔥 Tips : L’inclusion va passer par plusieurs facettes mais assurez vous toujours que votre auditoire est à l’aise et arrive à bien suivre chaque étape de votre workshop et sente réellement sa valeur ajoutée.

c.  Soyez créatifs

On ne vous dis pas ici de vous prendre pour un animateur de centre aéré, mais il serait bien de ne laisser aucun temps mort dans votre workshop. Rendez le, le plus intéressant possible. Rendez-vous disponible et à l’écoute, prévoyez des activités et des temps de pause, afin que vos participants ne voient pas le temps passer et soient entraînés dans une dynamique qui les rendront plus alertes et leur donneront envie de participer.

En distanciel, on peut très vite décrocher si l’on n’est pas stimulé tout le temps, essayez de les inclure régulièrement dans les blagues, dans la réflexion des idées en leur donnant la parole souvent, en leur posant directement des questions, en rebondissant sur leurs idées, en les faisant participer d’une manière ou d’une autre. Éveillez au maximum leur intérêt pour ne pas qu’ils sentent de distance.

🔥 Tips : Fixez des objectifs et encouragez les à les atteindre, ils se montreront plus coopératifs et même compétitifs si l’objectif est clair dès le départ.

d.  Respecter votre timing

On ne le répètera jamais assez mais l’ennemi de l’homme, c’est le temps. On court souvent après le temps et votre workshop n’y échappera pas.

Sans avoir bien anticipé vos différentes activités, vous vous laisserez déborder. N’hésitez pas à minuter chaque activité, en vous laissant un peu de marge de manœuvre en cas d’imprévu.

Si vous maîtrisez votre temps et que vous laissez même des temps de pause lorsque nécessaire, vous arriverez à garder votre auditoire intéressé et pro actif. Grâce aux outils de travail collaboratif, vous pouvez afficher l’heure sur votre écran afin que tout le monde puisse voir et y avoir accès.

🔥 Tips : Il existe des outils afin de pouvoir garder un œil sur l’heure comme Strawdog par exemple; minuter chaque activité même l’ice breaker, de ce fait vous ne vous sentirez pas pressé par le temps. Figjam permet aussi d’afficher le temps sur l’écran donnant une visibilité à chacun.

En conclusion

Soyez confiant que ces quelques armes dispensées vous aideront à animer un workshop de qualité.

Anticipez, préparez, utilisez les outils mis à votre disposition, dialoguez, sachez écouter et recevoir.

Il est vrai que l’animation d’un workshop hybride relève du challenge tant de par son format que de par sa maîtrise difficile, mais avec tous les outils mis aujourd’hui à disposition, il est garanti que l'animation d’un workshop hybride n’aura plus aucun secret pour vous. 😉