Optimisation de l'agilité à l'échelle avec SAFe : succès pour les plateforme e-commerce internationales

L'objectif

Cette mission dans une grande maison de luxe visait trois axes principaux :

1. Dérisquer et opérer une migration technique d’envergure sur un produit stratégique et premier générateur de business en ligne pour le groupe  avec une bascule de l’ensemble des plateformes e-commerce du groupe sous SalesForce (SFRA)
2. Gagner en performance et en prédictibilité dans le delivery de fonctionnalités via la mise en place et la customisation d’un framework d’agilité à l’échelle (SAFe)
3. Faciliter et accélérer le déploiement de la plateforme e-commerce sur de nouveaux pays pour driver la croissance du groupe
4. Mesurer la valeur et l’impact des fonctionnalités imaginées et implémentées pour améliorer le core produit e-commerce via une démarche OKR driven.

Dans un rôle de Release Train Engineer (RTE), notre consultante a opéré sur ce volet :

• Mise en place, pilotage et amélioration des cérémonies et incréments majeurs de SAFe tels que PI Planning et l'ART Sync
• Amélioration continue avec la mise en place des bonnes pratiques et déploiement en mentorant et en faisant montée en compétences  le collectif de Scrum Masters
• Mise en place de KPIs (indicateurs clés de performance) pour suivre et améliorer la qualité et l’impact du delivery

Cette mission était stratégique pour cette maison, car elle a pour objectif de dérisquer le produit e-commerce multimarques et multi-maisons qui est le levier majeur de génération du business en ligne. Les équipes d’Hubvisory ont permis de sécuriser des évolutions et migrations techniques importantes sur le produit en parallèle d’un déploiement dans de nouveaux pays pour renforcer la croissance du groupe.

Les chantiers menés par notre expert

#1 Optimisation de l'organisation et des responsabilités produit

Dans le cadre du framework SAFe, il est essentiel que chaque rôle soit clairement défini pour garantir l'efficacité des équipes et éviter les zones de flou ou d’inter-dépendance dans la répartition des responsabilités.

Pour cela, nous avons revu l’ensemble du système de rôles et responsabilités de l’organisation. Nous avons par exemple formaliser un cadre RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed), qui a permis de clarifier les responsabilités des Product Managers (PM), Product Owners (PO), Scrum Masters (SM), et Delivery Managers (DM) et d'identifier les actions attendues de chacun.

#2 Suivi de la performance et gestion des données

Un autre chantier important a été l’identification des gisements de valeur autour du produit et la mesure de la performance des incréments déployés afin de s’assurer de leur impact business. Pour cela, nous avons travaillé sur un dashboard pour opérer la mise en place de KPIs pour suivre les progrès collectifs. Grâce à la plateforme EazyBI, nous avons pu personnaliser l’approche afin de fournir des données en temps réel sur les indicateurs de delivery, la qualité produite et l’impact des fonctionnalités.

Les principaux KPIs suivis incluent :

• Vélocité des équipes : mesure de la capacité de l'équipe à livrer des fonctionnalités par sprint.
• Prédictibilité : suivie grâce à un burn up qui permet de suivre les story terminées et celles restant à développer sur l'increment.
• Projections des capacités : analyse des ressources disponibles et estimation de la capacité future des équipes.
• Suivi du stock de bugs et de l’avancement de la dette technique.

Ce suivi rigoureux a non seulement permis d'identifier les points d'amélioration, mais aussi d'optimiser la gestion des releases. En affinant l'estimation des tickets et en améliorant la visibilité sur l'ensemble du processus, la Maison a pu réduire les risques et améliorer la qualité des livraisons. En effet, ces KPIs sont partagées à chaque sprint dans les équipes par les Scrum Master afin de donner de la visibilité aux équipes.

#3 Amélioration et adaptation du cadre SAFe pour faciliter la collaboration inter-équipes

Les cérémonies SAFe, telles que le PI Planning, sont au cœur du framework SAFe. Notre intervention a consisté à améliorer ces processus pour garantir une collaboration optimale entre les différentes squads. Cela a inclus une révision du format et du déroulement des PI Planning, afin de renforcer l'engagement des équipes et d'améliorer la communication inter-squads.

La révision du format implique un challenge des présentations des différentes parties prenantes sur le fond et sur la forme. L'objectif est de donner de la visibilité sur le travail effectué par les équipes et de poser les jalons du prochain incrément. L'idée était d’éviter des discours trop techniques ou non concis afin de laisser plus de temps aux équipes pour faire leur planification dans les meilleures conditions.

Ces ajustements ont permis de fluidifier les interactions entre les features teams et l’équipe transverse, favorisant une meilleure coordination des efforts et une livraison plus rapide des fonctionnalités. Les 4 squads features teams et la squad transverse ont ainsi pu travailler en synergie, tout en restant alignées sur les objectifs globaux.

Nous avons également travaillé sur la notion de readiness des features qui sont intégrées au PIP avec les équipes produit. Le but est de limiter au maximum le périmètre fonctionnel qui manque de maturité pour dérisquer la production et éviter la génération de dettes techniques par voeux de toujours produire plus sans en évaluer l’impact et en ne prenant pas en compte la capacité des équipes.

#4 Amélioration continue via des objectifs alignés

Nous avons engagé une démarche d’amélioration continue au delà du cadre SAFe, que cela soit dans les processus et les pratiques., cela s’est concrétisé par la mise en place d’une méthode basée sur les OKR (Objectives and Key Results), en co-construction avec l’ensemble des squads. Ce processus a permis de définir des objectifs ambitieux, mais réalistes, et de s'assurer que chaque équipe travaillait de manière alignée pour atteindre ces résultats.

La méthode OKR a été utilisée comme un levier pour renforcer la collaboration entre les squads et les différentes parties prenantes. Chaque trimestre, des objectifs précis ont été définis et suivis, permettant de mesurer les progrès réalisés et d'identifier les points d'amélioration. Ce cadre de travail a également permis de prioriser les efforts en fonction des besoins de l’entreprise, tout en assurant une agilité maximale.

Les résultats obtenus

Les résultats de notre intervention ont été significatifs, tant en termes de performance que de prédictibilité :

• 4 PIP par an donc 4 en 2023 + 3 en 2024 soit 7 en tout
• 4 squads dédiées aux features et 1 squad transverse, créant une structure agile capable de gérer des projets complexes tout en garantissant une synergie efficace entre les équipes.
• 36 releases en 2023 + 30 releases en 2024 à date soit 66 en tout : en moins d'un an, pour témoigner d’une capacité accrue à livrer régulièrement et à itérer sur les fonctionnalités.
• 1 migration réussie vers SFRA (SiteGenesis Framework Reference Architecture), un projet technique majeur qui a bénéficié des améliorations du processus de release management.
• 1 dashboard avec 6 indicateurs clés de suivi de delivery
• 16 rollouts en 2 ans avec un rythme soutenu et une amélioration continue des pratiques.

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