Gestion d’un outil de budget chez Dior

L'objectif

Le digital a bouleversé l'industrie événementielle, en offrant aux marques de luxe des opportunités inédites pour élever l'expérience client et renforcer leur image de marque. Chez Dior, l'intervention d’un Product Manager d’Hubvisory dans l’équipe Clienteling a marqué un tournant dans l’optimisation des processus de gestion événementielle.

L’objectif principal était d'harmoniser et optimiser l’utilisation des outils numériques, que ce soit sur desktop ou mobile, pour soutenir les équipes produit impliquées dans la gestion des événements. Ces outils incluaient des solutions telles que l'application de planification budgétaire, le CRM, l'outil de prise de commande, et l'application de suivi des commandes. Un alignement des équipes produit et des process était indispensable pour garantir la réussite de ces événements, particulièrement dans le cadre d'événements VIP post-défilé.

Les chantiers menés par notre expert

#1 Discovery : Cartographier les défis utilisateurs

Notre équipe a initié ce projet avec une phase de Discovery, essentielle pour comprendre les pain points des équipes produit et des utilisateurs finaux. Cette phase s'est déroulée à travers des interviews utilisateurs et du shadowing, permettant de :

• Cartographier les utilisateurs et leurs interactions dans le processus événementiel.
• Identifier les défis clés rencontrés dans le event flow
• Restituer les besoins auprès des parties prenantes (équipes métier et produit).

Cette immersion a jeté les bases d'une transformation centrée sur l'utilisateur, en vue d'optimiser l'expérience utilisateur pendant les événements clients.

#2 Build : Définir une roadmap et une vision produit partagée

Grâce aux résultats de la Discovery, notre expert a pu élaborer une roadmap claire et une vision produit partagée par toutes les équipes. L’objectif était d'aligner les équipes sur une cible commune : l'excellence opérationnelle autour de la gestion du process applicatif dans le cadre des événements clients.

Ces deux missions ont une évolution fluide et réactive, adaptée aux exigences sans cesse renouvelées du secteur de la haute couture.

• Stratégie de gouvernance
• Vision Produit
• Gestion du backlog

#3 Delivery

La phase de Delivery a consisté à déployer les solutions numériques développées et à assurer leur adoption par les utilisateurs finaux. Cette étape, cruciale pour la réussite du projet, comprenait :

• Gestion des dépendances transverses à travers de nouvelles instances et une nouvelle organisation : en effet la coordination entre tous les outils digitaux impliqués est essentielle pour assurer une expérience utilisateur fluide et intégrée.
• Rédaction de cahiers de tests, tests & recettes en collaboration : avant le lancement officiel, il est crucial de procéder à des tests exhaustifs pour s'assurer que les nouvelles solutions fonctionnent comme prévu et sont exemptes de bugs.
• Création d’un process de remontées de bugs et de task force sur terrain lors des événements de vente post-défilé : l’objectif étant d’avoir une satisfaction finale auprès des clients et d’assurer le bon déroulement des ventes lors de ces événements VIP.
• Communication & Change Management au niveau international (avec les différents marchés Europe, US, Japon, Chine, APAC) & centrale (équipes IT & Business Units).
• Animation de Streerco avec les sponsors et les différentes équipes sur les sujets Events.

Les résultats obtenus

Les résultats parlent d’eux-mêmes : la mise en place d’un cadre structuré pour la gestion des événements a permis de :

• Réduire de plus de 60% les incidents durant les événements clients.
• Créer une organisation agile et résiliente autour de la gestion des événements.
• Faciliter l’adoption des applications dédiées aux événements grâce à une stratégie de change management déployée à l’international.
• Livrer un document de gestion des processus applicatifs pour les équipes centrales et les marchés.

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