Déployer un framework Scrum dans un périmètre digital à fort enjeu stratégique

L’objectif : créer une application mobile dans une organisation Product centric

Afin de maximiser sa transformation digitale et d’être identifiée comme une marque innovante, AXA a souhaité créer une application mobile avec une expérience utilisateur fluide et sans coutures.

Pour réaliser cette application, AXA a souhaité s’entourer d’un Product Leader dont les objectifs étaient au nombre de trois :

• Mettre en place une organisation d’équipe pour une quarantaine de personnes avec des rôles variés (métier, Product Managers, Product Owners, Développeurs …)
• Mettre en place et déployer un framework agile
• Accompagner et coacher les équipes au déploiement d’une démarche produit

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“Notre objectif était de créer ce nouveau périmètre digital qui était très attendu par le Top Management en termes de valorisation de l’expérience utilisateur mais également comme un projet pilote afin de mettre en place un framework vertueux à décliner sur les autres périmètres d’Axa”.

Clotilde, Product Leader & Coach Produit**

Les chantiers menés par notre expert

#1 Mettre en place une organisation produit

La première mission du Product Leader a donc été de mettre en place une stratégie d’organisation des équipes pour qu’elle soit évolutive et adaptable en fonction du nombre de personnes intégrées au projet afin de pouvoir constamment l’améliorer.

Des ateliers ont été organisés et animés par le Product Leader afin d’identifier le modèle d’organisation adapté aux besoins du produit qui puisse s’intégrer dans la structuration existante d’AXA. Ainsi, l’organisation idéale a été sélectionnée :

• une organisation des équipes produit
• Des instances de synchronisation transverses afin de garder la cohérence du projet sur les deux équipes
• Une équipe de testeurs renforcée dont un testeur automaticien transverse
• Un fonctionnement en feature teams avec intégration des équipes en charge de l’API
• un modèle SCRUM

Des échanges réguliers et transparents ont été instaurés afin de co-construire des processus avec les équipes dans l’objectif de statuer sur des principes à partager pour améliorer la collaboration. Un travail de documentation sur les bonnes pratiques à respecter pour tout nouvel arrivant à été également réalisé afin d’assurer un onboarding efficace auprès de chaque nouveau collaborateur.

#2 Etablir le framework Scrum

Le cadre méthodologique Scrum ayant été identifié, son application a ainsi été la deuxième étape de notre accompagnement. Le Product Leader a donc collaboré avec les équipes pour veiller à son application mais aussi à sa constante évolution.

Par le biais d'ateliers collectifs, les équipes ont travaillé afin de définir et adapter le cadre Scrum aux besoins de l'équipe en statuant sur un framework agile adapté aux besoins de l’équipe reposant sur :

• des sprints de 15 jours
• des releases de 3 sprints
• des cérémonies agiles régulières, bien documentées (sprint planning, daily/weekly, refinement, démo, rétro)
• 1 seul backlog
• 1 seul board JIRA
• un partage de la roadmap à chaque sprint
• des indicateurs clés de suivi du delivery, de la santé des équipes et de projection de capacité pour les releases à venir (suivi de la vélocité, de la capacité, de l’évolution des bugs, etc …). Ces indicateurs sont ensuite compilés dans des rapports et des dashboards grâce à des outils tels que Jira et EazyBI
• des KPI techniques avec le suivi de métriques afin de monitorer la qualité du code (Sonar)

#3 Accompagner les équipes sur une démarche produit

Le 3ème enjeu du Product Leader était d’accompagner les équipes afin de les rendre autonomes sur l’application d’une démarche produit pour dupliquer le modèle aux autres périmètres, tout en l’adaptant.

Cela a impliqué différentes missions :

• l’accompagnement des équipes au quotidien
• l’identification des pain points
• la proposition de bonnes pratiques ou ateliers
• l’animation des cérémonies agiles
• la création et l’animation d’ateliers (construction du workflow, le template des User Stories, la DoD/DoR, la gestion des bugs etc …)
• le suivi des métriques afin d’analyser la vélocité des équipes et les capacités à tenir les prochaines releases
• la formation de Scrum Masters
• la gestion de l’onboarding de nouveaux collaborateurs sur le projet

Cet accompagnement global et constant des équipes a permis de générer une bonne cohésion et une fluidité des actions pour tenir les releases et sortir une application sur le marché validée et co-construite par tous.

 “Cette mission m’a permis d’endosser un rôle de Coach produit et agile très complet allant au delà du cadre d’un Coach classique avec la mise en place d’une organisation produit, d’un framework et de métriques/projections. Une mission challengeante sur un projet ambitieux et porté par le Top Management.”

Clotilde, Product Leader**

Les résultats obtenus

Grâce à l’accompagnement du Product Leader, les équipes d’AXA ont pu délivrer une application mobile innovante avec un parcours utilisateur fluide et intuitif, répondant ainsi aux enjeux d’AXA.

L’application a eu un succès immédiat, et après plusieurs mois sur les stores,  elle comptabilisait déjà plus de 74 000 téléchargements, avec une note de satisfaction de 4,7/5.

Grâce à un accompagnement à la mise en oeuvre d’une démarche de Product Management et des périmètres revus, les équipes d’AXA ont ainsi pu identifier et mettre en place un framework Scrum adapté à l'univers AXA ainsi que des processus et bonnes pratiques à respecter afin de pouvoir exporter ce modèle et l’adapter à d’autres périmètres.

La mission a été renouvelée afin de finaliser l’accompagnement et l’autonomie des équipes de l’application mobile mais aussi de mettre en place le framework pilote sur les périmètres de l’espace clients et de axa.fr.