Jira : un outil puissant pour la gestion de vos projets agiles

Jira est un outil de gestion de projet, de produit, de suivi des bugs et des incidents. Il propose une multitude de fonctionnalités et une personnalisation poussée pour répondre aux besoins d’une équipe et prendre en charge tous types de projets.

Qu’est ce que Jira ?

Jira est une gamme de logiciels développée par Atlassian. Il existe 4 versions du produit :

• Jira Software : un outil de gestion de projets/produits incluant des fonctionnalités axées sur les méthodes agiles Scrum et Kanban
• Jira Align : un outil associant une stratégie métier à son exécution technique à l’échelle de l’entreprise
• Jira Core : un outil de gestion de projets génériques orienté business
• Jira Service Desk : un outil destiné aux centres de services

Dans cet article, nous nous concentrerons sur la version cloud de Jira Software, la plus couramment utilisée dans le cadre de développements Agile de produits.

Les projets

La création d’un projet est la première étape quand on utilise Jira. Un projet correspond à un ensemble de tâches qui peuvent représenter un produit ou une équipe.

La personnalisation des projets peut être très poussée. C’est le grand intérêt de cet outil : tous les éléments sont paramétrables pour avoir un logiciel de gestion de ticket en parfaite adéquation avec ses méthodes de travail.

Adaptés aux équipes produit, des templates Kanban ou Scrum sont préconfigurés lorsque l’on crée un nouveau projet. Si l’on souhaite travailler en Scrumban, il est très facile d’associer les deux modèles et d’avoir deux boards de suivi.

Un modèle “bug tracking” est également disponible pour les équipes qui n'ont pas besoin de tableaux et qui souhaitent gérer leurs tâches de développement et leurs bugs dans un affichage en liste.

Les 2 types de projets sur Jira : le projet classique et le projet nouvelle générationSource : Atlassian

Les tickets

Les tickets sont la base fondamentale de Jira. Ils correspondent à chacune des tâches qui composent un projet, que l’on souhaite suivre et qui intégreront le workflow.

Chaque ticket est rattaché à un type. Par défaut, on retrouvera les quatre types de tickets phares du Product Management : les User Stories, les Epics, les bugs et les tâches techniques. Mais comme tout le reste, de nouveaux types de tickets peuvent être ajoutés et personnalisés. Il est possible de créer un nouveau type de ticket pour gérer les demandes urgentes à traiter en priorité par exemple. On pourrait appeler ce nouveau type “impediment”.

On peut également ajouter des spécifications pour spécifier des tickets dans Jira, comme par exemple une valeur business, un score en story point ou une deadline. Chaque champ peut ensuite être rendu obligatoire ou non en fonction de la “Definition of Ready” de l’équipe.

Une des fonctionnalités intéressantes de Jira est la possibilité de créer des adhérences entre deux ou plusieurs tickets. Des règles peuvent être définies pour notifier que deux tickets sont liés ou qu’un ticket est bloqué par un autre par exemple. Cette notion d’adhérence permet aux équipes d’anticiper les potentiels points bloquants et de travailler efficacement.

Le template de création d’un ticket sur JiraSource : Atlassian

L’exemple de la User Story

Pour prendre un exemple concret, voici les champs les plus fréquemment utilisés pour spécifier des tickets représentant une User Story :

• Le titre du ticket
• La description qui peut contenir les règles de rédaction d’une User Story (étant donné que, je veux, afin de) et les règles métiers
• Une check-list pour rédiger les critères d’acceptation
• La priorité du ticket (highest, high, medium, low, lowest)
• Les adhérences avec d’autres tickets
• Le rapporteur : la personne qui a créé le ticket
• Le responsable : la personne qui doit prendre en charge le développement du ticket
• L’Epic à laquelle la User Story est rattachée
• Le Sprint dans lequel le ticket est embarqué
• Une estimation en story point

Les Epics

L’Epic est un type de ticket représentant un besoin fonctionnel de haut niveau. Il peut être subdivisé en plusieurs petites tâches, qui sont les User Stories. L’intérêt est de pouvoir associer à une Epic plusieurs tickets, notamment des User Stories et des tâches techniques.

Les Epics permettent aux équipes de décomposer leur travail, tout en continuant à poursuivre un objectif plus macro. Elles peuvent être traitées par plusieurs équipes, sur plusieurs projets, et peuvent même être suivies sur plusieurs tableaux.

Par défaut, dans les configurations de projets Kanban et Scrum, les Epics n’apparaissent pas dans le backlog, ni dans les tableaux. Cependant, utiliser les Epics présente plusieurs avantages :

• Les vues des tableaux et du backlog peuvent être filtrées par Epic pour avoir une vision précise de leur avancement
• L’avancement d’une Epic peut être contrôlé et évalué par Jira en fonction de l’avancement des tickets qui la composent
• Une vue permet de visualiser son backlog uniquement à travers les Epics pour avoir une vision segmentée du projet
• La création d’une roadmap produit

Les statuts et workflows

Les statuts Jira représentent les différents statuts par lesquels peut passer un ticket. Ils correspondent aux colonnes de vos tableaux que l’on détaillera dans la prochaine partie.

Les statuts peuvent être modifiés ou de nouveaux statuts peuvent être créés afin de correspondre au mieux à la réalité de l’équipe. Néanmoins, ils doivent toujours être liés aux catégories “A faire”, “En cours” ou “Terminé”.

Le workflow est un ensemble de statuts et de transitions qu’un ticket traverse au cours de son cycle de vie. Les workflows représentent généralement les processus d’une organisation. En d’autres termes, c’est le chemin que va parcourir un ticket, de sa création jusqu’à sa validation.

Prenons pour exemple une équipe utilisant les deux modèles, Kanban et Scrum, dans la gestion de ses tickets. On peut imaginer qu’elle utilise pour un même projet deux types de boards :

• un tableau Kanban dédié au grooming des tickets avec les colonnes “backlog” dans laquelle se trouvent les tickets qui ne sont pas encore groomés, la colonne “To groom” comprenant les tickets à groomer en priorité et “Ready to dev” avec les tickets groomés et prêt à être traités
• un tableau Scrum avec un backlog qui est alimenté uniquement avec les tickets qui sont passés en “Ready to dev” dans le tableau Kanban. Ces tickets groomés alimentent les Sprints.

Les workflows s’appliquent à l’ensemble des tickets du projet ou à des types spécifiques de tickets (on peut imaginer qu’un bug et qu’une nouvelle User Story ne passe pas par le même workflow, par exemple). Il y a donc au minimum un workflow par projet et maximum autant de workflows que de types de ticket présents dans le projet.

Les tableaux

Les tableaux sont la représentation visuelle des tickets d’un ou de plusieurs projets. L’équipe en charge du projet peut ainsi consulter, créer et déplacer des tickets suivant les workflows définis.

Comme illustré dans l’exemple précédent, un projet peut être représenté avec plusieurs tableaux et peut combiner des tableaux Scrum et Kanban. Chaque modèle peut être personnalisé afin de créer des tableaux sur mesure représentant précisément ses processus. Voici quelques exemples d’éléments paramétrables :

• Les colonnes des boards Kanban et Scrum
• Le type de ticket visible en fonction des statuts des utilisateurs
• Les règles qui permettent de faire passer un ticket d’une colonne à une autre ou d’un tableau à un autre
• Les personnes autorisées à déplacer les tickets
• Les filtres disponibles

Différents membres d’une même équipe peuvent utiliser des tableaux personnalisés pour ne montrer que les tickets et/ou les colonnes qui leurs sont pertinents. Un testeur pourrait décider de « cacher » les colonnes propres au développement pour simplifier sa visualisation du travail en cours par exemple.

Source : Atlassian

Les versions et composants

Les versions

Dans Jira, les versions ont pour but de grouper des tickets afin de représenter des points dans le temps pour un projet.

Le fait d’assigner des tickets à une version spécifique permet d’organiser ses tâches et de planifier les livraisons de son projet. À l’image des Epics, les versions peuvent être analysées dans leur ensemble, en termes d’avancement et de charge de travail restante estimée par exemple.

La première version d’un projet peut correspondre au MVP par exemple. Une fois que tous les tickets d’une version sont traités, la version est terminée et datée. Les utilisateurs peuvent ainsi consulter les différentes versions d’un produit et avoir une vision sur son historique.

Versionner son produit sur Jira permet aussi de voir si son avancement est en phase avec sa roadmap.

Les composants

De la même façon, les composants sont des sous-parties d'un projet. Ils sont utiles pour segmenter les tickets. A l’image des Epics, les composants sont des sections du projetplus macro qui peuvent être comparés à des thématiques.

Il est fréquent qu’une personne soit assignée à un composant et qu’elle soit responsable d’une partie entière du projet.

Les tableaux de bord

Les tableaux de bord servent à avoir un aperçu complet de l’avancement des projets et à suivre des indicateurs sur mesure pour mesurer la performance de ses équipes.

Il est possible de créer une multitude de tableaux de bord pour chacun de ses projets mais aussi de créer un tableau de bord unique pour avoir un aperçu global de tous les travaux dans lesquels on est impliqué.

Des tableaux de bord personnels peuvent être créés afin d’y ajouter des indicateurs pour suivre les affectations et les sujets sur lesquels on travaille.

Voici une liste des tableaux de bord que l’on peut trouver par défaut dans Jira et qui sont les plus couramment utilisés par les équipes produit :

• Le burndown chart, qui représente sur un Sprint le reste du travail à faire et permet d’estimer la capacité de l’équipe à atteindre son objectif de Sprint
• Le Sprint report, qui permet de voir pour chaque Sprint combien de tickets ont été embarqués, ont été commencés et ont vraiment été livrés
• Des indicateurs de performance : temps moyen de résolution des tickets, la vélocité de l’équipe...
• Des graphiques : par exemple un pie chart décrivant la répartition des charges de travail par type de tickets (bug versus User Stories versus tâches techniques, par exemple.)
• Des listes de tickets : l’utilisateur peut paramétrer des listes de tickets en fonction de filtres spécifiques (tickets qui lui sont assignés, tickets du Sprint, ticket d’un certain type….)
• Des flux d’activité: l’utilisateur peut choisir d’afficher l’ensemble des activités de son équipe ou sur son projet

A l’instar du management visuel, les dashboards Jira ont pour but d’aider les équipes à se synchroniser et à identifier et traiter les obstacles. Ils sont aussi utiles pour évaluer si l’équipe atteint ses objectifs.

Exemple d’un tableau de bord personnalisé sur JiraSource : Atlassian

Les add-ons

Jira peut être complété par de nombreux add-ons. Un add-on est une application qui améliore ou complète Jira pour répondre aux problématiques des équipes qui l’utilisent. Ils peuvent être gratuits, ou payants, en fonction du nombre d’utilisateurs de l’outil (à noter que pour la plupart des add-ons, une période de test gratuite est offerte afin de vérifier que l’outil répond bien au besoin des utilisateurs).

Ces add-ons peuvent permettre de lier Jira à d’autres solutions : de nombreux add-ons permettent par exemple de faire le lien entre Jira et d’autres outils de développement comme GitHub ou Jenkins.

Ils peuvent aussi répondre à d’autres problématiques de gestion de projets et de méthodologie : on pourra par exemple citer BigPicture, un add-on Jira qui permet de mettre en place dans le logiciel les outils de suivi préconisés par la méthode d’agilité à l’échelle SAFe.

Ces add-ons sont disponibles sur la Marketplace Atlassian.

En conclusion

Pour conclure, Jira est un software très puissant qui peut s'adapter à toutes les équipes et à tous les projets. Néanmoins, il est nécessaire de bien se former pour pouvoir le customiser et le rendre le plus performant possible pour son équipe.

Pour cela, Atlassian a mis à disposition un guide qui vous aidera à paramétrer la solution en détails : Jira User’s Guide