Pourquoi et comment utiliser la méthode Kanban ?

Kanban est une méthode de travail collectif basée sur la visualisation et la limitation du travail en cours, et l'amélioration incrémentale qui trouve sa place dans de nombreuses organisations.

Par abus de langage, certaines équipes considèrent utiliser la méthode Kanban parce qu'elles représentent le travail en cours sous forme de cartes dans un tableau Kanban décrivant un flux de travail. Le tableau Kanban, s'il est en effet un artefact de la méthode, n'est qu'une représentation visuelle du travail en cours, là où la méthode est une approche globale de conduite du changement. Elle a donc bien plus à offrir, notamment en termes de fluidité du travail et d’amélioration continue.

Cette méthodologie est particulièrement adaptée aux contextes présentant beaucoup d'incertitudes, lorsque les demandes des clients varient en termes d'urgence, de criticité ou encore lorsque des incidents doivent être traités immédiatement après leur identification.

Principes et pratiques

La méthode Kanban en développement s’inspire de la méthode industrielle japonaise du même nom, créée à l’origine pour l’industrie automobile. Si le travail à réaliser est différent, l’objectif final est le même: réduire les délais et les coûts de production, limiter les surproductions, et s’assurer de la meilleur qualité de livraison possible.

L'approche Kanban est uniquement constituée de :

• 4 grands principes fondateurs
• 6 pratiques

Kanban n'est pas un cadre prescriptif : toutes les pratiques n'ont pas à être respectées. Elle n'impose pas non plus de rôles définis ou de cérémonies.

La mise en oeuvre de Kanban consiste à créer un mode de travail qui entre dans ce cadre et à le faire évoluer au fur et à mesure, en fonction du contexte et de la maturité de l'équipe.

Les 4 principes de base de la méthode Kanban sont :

• Commencer là où on en est : La première étape consiste à l'identification et la matérialisation d'un système kanban, qui représente le flux de travail existant divisé en activités (eg : conception, développement, recette, déploiement...) et l'ensemble du travail en cours.
• Respecter le processus actuel, les rôles et les responsabilités : La mise en place de la méthode Kanban ne change au départ que très peu la façon de travailler. Les changements dans le processus et les rôles interviendront plus tard, au fur et à mesure, et en fonction des besoins de l'équipe.
• Changer de manières incrémentales et évolutives: Kanban supporte une culture de l'amélioration continue et d'expérimentation. La méthode fait évoluer l'existant : on n'évolue pas vers du kanban mais avec kanban.
• Avoir des actes de leadership à tous les niveaux : Kanban encourage les contributions individuelles et collectives à tous les niveaux pour faire évoluer les méthodes de travail de l'équipe.

La méthode Kanban ne se suffit pas à elle-même et s'applique à un processus existant. Plutôt que d'apporter un changement radical dans l'organisation et le travail de l'équipe, elle repose sur des améliorations régulières et incrémentales, afin de s'assurer qu'à chaque étape de son évolution, le système kanban reste opérationnel et délivre de la valeur.

La mise en place d'un système Kanban ne change donc pas directement ni les rôles, ni les processus, mais ceux-ci évolueront au fil du temps, en fonction des besoins de l'équipe et des problématiques rencontrées. Cette amélioration continue repose sur des décisions collectives, qui peuvent être proposées par tous les membres de l’équipe.

6 Pratiques constituent le cœur de la méthode Kanban. Ces pratiques ne sont pas obligatoires et dépendent du contexte dans lequel évolue l'équipe:

• Visualiser : visualiser le flux de travail et les tâches sous forme de cartes et d'un tableau kanban permet à l'équipe de savoir quel est le travail à réaliser et comment il doit être réalisé.
• Limitation du travail en cours : en imposant des limites sur le volume de travail à réaliser dans chaque activité du flux, l'équipe passe d'un flux poussé, (chaque activité est réalisée dès que possible puis poussée vers l'activité suivante) vers un flux tiré : les activités sont réalisées à la demande, en fonction de la capacité de l'équipe à terminer les activités suivantes.
• Gestion et mesure du flux de travail : L'équipe pilote le mouvement des éléments le long des activités malgré les différences de natures, de priorité et leurs contraintes temporelles.
• Expliciter les règles de gestion : cette pratique consiste à expliciter les règles qui régissent le système Kanban (flux, règles de passage d'une activité à l'autre, limites kanban...) et à s'assurer de leur compréhension par l'ensemble de l'équipe.
• Implémentation des boucles de feedbacks : le feedback au niveau du processus et de l'organisation est essentiel dans la démarche d'amélioration continue qu'est la méthode Kanban. Ce feedback permet à l'équipe d'évoluer et de s'adapter, et peut être partagé au cours de revues opérationnelles, de revues de capacité et de réunions quotidiennes
• S'améliorer collectivement : les blocages dans le système kanban doivent être l'opportunité de travailler collectivement sur l'amélioration du système. Le système s'améliore grâce aux expérimentations de l'équipe et des évolutions incrémentales, en donnant un droit à l'erreur, plutôt que de changer d'un seul coup pour atteindre un but prédéfini.

Le flux tiré

La méthode Kanban prescrit qu’un nouveau travail (story, ticket ou tâche…) ne devrait être démarré que lorsqu'un travail existant est livré, ou tiré, par une activité en aval.

Comme dans l’industrie, on essayera d’éviter d’avoir des stocks. Ici, le stock serait constitué non pas de produit, mais de travail inutile, de spécifications en attente, ou de code non déployé.

L’idée est donc qu’on ne commence pas ce que l’on n’est pas en mesure de terminer (pas de spécifications qui ne pourront être codées, pas de code qui ne puisse être testé).

Le concept est appelé flux tiré, par opposition au flux poussé (présent dans le développement en cycle en V par exemple).

Mettre en place ce flux tiré passe par la limitation des tâches en cours pour chaque activité (qu’on appelle limites kanban). Cette limitation permet d’exposer les goulets d’étranglement et les obstacles rencontrés, et de focaliser l’équipe sur l’amélioration du processus qui permettra leurs résolutions.

De la théorie à la pratique

Si la méthode Kanban est théoriquement très peu prescriptive, elle est dans la pratique très souvent complétée d’outils (rôles, cérémonies ou artefact) appartenant à d’autres cadres méthodologiques agiles (Scrum, XP...) pour la rendre efficace.

En termes de rôles, on retrouve le plus souvent dans les équipes Kanban :

• Un facilitateur garant de la méthodologie et du flux de valeur, qui facilite la tenue des réunions de l’équipe et encourage l’amélioration continue
• Un product owner qui comprend et communique les besoins du client, et qui facilite la priorisation du travail à faire

En savoir plus sur le rôle de Product Owner

On retrouve aussi généralement certaines cérémonies SCRUM :

• Daily meeting : le point quotidien permet de mettre à jour le tableau kanban et de visualiser ce sur quoi chacun travaille. Il permet aussi d’identifier les blocages et obstacles dans le flux
• Réunion de priorisation : cette réunion permet d’identifier les prochains tickets à traiter en fonction des besoins du client et de prioriser le travail
• Rétrospective : la rétrospective est un temps fort dédié à l’amélioration continue du système Kanban. Les décisions de modification de limites, de rôles, de processus peuvent y être pris pour faire évoluer le système de façon pertinente et collaborative

Construire le système Kanban

Le cadre du système Kanban doit refléter le flux actuel de travail d’une équipe. Il doit donc être construit collaborativement, en respectant le premier principe de Kanban : commencer là où on en est.

1. Définir le cadre du système Kanban : la première étape de la mise en place d’une méthodologie Kanban est d’identifier les éléments qui l’anime : quels sont les intrants et les produits du système ? Quels sont les objectifs ? En bref, où commence le système et qu’en sort-il.
2. Définir les éléments de travail : quels types de tickets, incident ou user stories sont traités par l’équipe ? Ont-elles des règles de rédaction ? Les concepteurs du système Kanban doivent identifier et analyser les éléments qui traverseront le système.
3. Identifier le flux et les activités : quelles sont les étapes que traverseront les éléments de travail ? Le flux de travail est la séquence des activités principales du système, pour passer de l’intrant aux produits.

Visualiser le système

La méthode Kanban repose sur la visualisation du travail à faire. Une fois le cadre du système défini, il faudra représenter le système sous forme d’un board Kanban.

Les activités du flux deviennent des colonnes, les éléments de travail deviennent des post-its ou des issues dans Jira. Des swimlanes peuvent permettre d’améliorer la lisibilité du board, par types d’éléments de travail par exemple.

Le board peut aussi être enrichi avec plusieurs éléments : des règles de passage d’une colonne à une autre, de définition de prêt et de fini, d’élément de mesure de performance (Burn-out chart, nombre d’incidents traités…).

Mettre à jour, étudier et améliorer le système

1. Mettre à jour le board : le board n’a de valeur que s’il est à jour. L’équipe peut mettre en place des point quotidiens qui sont l’occasion de déplacer les tickets, et d’ajouter les nouveaux éléments de travail.
2. Étudier le board : une fois le management visuel construit, il doit permettre d’identifier d’éventuels problèmes dans le process : des goulets d’étranglement où les tickets s’accumulent, des tickets qui stagnent dans une même activité. Cette étude peut faire l’objet d’une première rétrospective.
3. Commencer l’amélioration continue : Kanban est avant tout une méthode de gestion du changement. L'équipe fait régulièrement le point (par exemple lors de rétrospectives) pour identifier les problèmes et mettre en place des changements incrémentaux pour fluidifier le système et travailler plus efficacement.

À retenir

1. Kanban est une méthodologie de gestion du changement qui permet d’améliorer sa façon de travailler s’appuyant sur la visualisation du flux de travail.
2. Limiter le volume maximum de tâches en cours à une des étapes du flux permet de désengorger le système Kanban et de fluidifier la réalisation des tâches.
3. La méthode Kanban gagne à être complétée d’autres pratiques agiles, comme la mélée quotidienne (ou stand-up meeting), ou des rétrospectives régulières.