Comment organiser un poker planning ?

Le poker planning (aussi appelé “planning poker”, les deux termes peuvent être utilisés) est utilisé surtout dans des méthodes agiles comme Scrum, notamment pendant les sessions de backlog refinement, pour estimer les Users Stories (US).

L’objectif

Le planning poker a un objectif principal : essayer de prédire la quantité de travail qui sera absorbable par l’équipe et l’alimenter en conséquence.

A noter : le planning n’est pas réservé au cadre du développement de produit. On peut aussi utiliser cette technique avec les équipes métier pour estimer par exemple une valeur business, le risque à ne pas faire ou encore la valeur utilisateur.

Les participants

Généralement, les personnes qui assistent au planning poker sont celles qui font partie de l’équipe.

• Un Product Owner (PO) dont le rôle sera de présenter les US de manière fonctionnelle et détaillée à l’équipe de développeurs.
• Un lead dev et l’équipe de développement, afin d’estimer vos US. Ils peuvent questionner le PO pour bien comprendre ce qu’ils doivent développer pour répondre au besoin. Petit rappel de principe : ceux qui estiment sont ceux qui font (donc uniquement la dev team et le lead dev). En dessous de 3 participants, l’intérêt de l’exercice est limité.
• Enfin, pour cet atelier, il est plus confortable d’avoir un facilitateur notamment pour cadrer les échanges et dynamiser l’exercice. Cela peut être par exemple le Scrum Master.

La logistique

Il faut compter environ 1h pour une séance de planning qui vous permettra d’estimer entre 10 et 15 US. Mais la durée peut varier en fonction du contexte et du niveau de maturité de l’équipe en agile.

En termes de matériel, il vous faudra :

• un jeu de cartes par personne composé des valeurs de la suite de Fibonacci entre 1 et 100. Généralement, on ajoute aussi les valeurs 0 et ½ (pour les toutes petites Stories) et aussi une carte café (qui servira à l’équipe pour indiquer quand ils ont besoin d’une pause si la session est longue)
• une salle avec une table et des chaises (comme pour un poker classique)
• un sablier ou le minuteur de votre téléphone pour timeboxer vos échanges
• et enfin, une Definition of Done claire qui permettra d’estimer l’US correctement. La Definition of Done, c’est définir ensemble la ligne d’arrivée de la course, c’est-à-dire le moment où le travail est effectivement fini au niveau de l’équipe et que l’US est prête à être acceptée par l’utilisateur

Le story point

Il est intéressant de faire un petit focus sur l’unité de mesure : le story point.

Le but du planning est d’estimer en story points le degré de complexité pour la réalisation d’une US. C’est-à-dire le degré d’effort nécessaire pour la développer, en fonction de notre connaissance à date des risques, complications et dépendances éventuels.

Pour faire un parallèle, c’est comme si une équipe avait un mur d’escalade à gravir. Tout le monde sait que Agathe est une bonne grimpeuse, et qu’en revanche moi, Nicolas, j’ai un peu plus de mal. Arriver à estimer la durée d’escalade du mur de manière standard pour toute l’équipe sera donc difficile, hasardeux et sera fonction du grimpeur, de son expérience et de ses compétences. En revanche, on peut s’accorder à dire que la hauteur du mur est de 12 mètres : c’est l’effort à fournir pour le franchir.

De la même manière, on ne cherche pas à savoir combien de temps on mettra collectivement pour développer telle ou telle US, ce n’est pas possible. On cherche surtout à faire de l’estimation relative entre les US et à mesurer la hauteur du mur grâce aux story points.

Le story point est la méthode d’estimation la plus utilisée mais elle n’est pas obligatoire. Vous pouvez avoir recours au T shirt Sizing (l’estimation en taille de T shirt : XS, S , M, L, XL) ou l’animal sizing plus ludique (reposant sur une estimation relative en utilisant une échelle de taille d’animaux entre le poulet et la baleine).

Les règles du jeu

En préalable : toute l’équipe partage une US déjà réalisée qui représente la plus petite échelle, soit 1. Par exemple, ajouter du texte sur un écran ou changer la couleur d’un bouton. Cela aidera pour l’estimation relative.

Dans un premier temps, le PO présente l’US à l’équipe de devs qui peut poser des questions pour bien comprendre l’ampleur de la tâche.

Si le besoin n’est pas clair, les participants peuvent demander au PO de sortir l’US de la session d’estimation, et de la représenter ultérieurement. Une fois que tout est compris, le facilitateur lance les estimations.

Le principe est simple : sans se concerter chacun attribue une valeur de complexité à l’US à l’aide d’une carte, en la plaçant devant lui, face contre la table. Au signal du facilitateur, tout le monde retourne en même temps sa carte. On découvre alors les points de complexité attribués par chacun.

Trois possibilités :

• 1ère possibilité : les participants sont unanimes sur la complexité

Dans ce cas l’estimation est réalisée et on passe à l’US suivante sans discuter

• 2ème possibilité : les participants ne sont pas unanimes mais l’écart est faible

On arrondit donc à la valeur la plus forte. Par exemple entre 5 et 8, on arrondit à 8

• 3ème possibilité : les participants ne sont pas unanimes et l’écart est prononcé.

Dans ce cas, un premier tour d’échanges a lieu. Il est d’usage que les extrêmes s’expriment (donc la valeur la plus haute et la plus basse).

Pour être efficaces, limitez les échanges dans le temps. Fixez-vous par exemple une limite à 5 minutes. A la lumière de ces échanges, le facilitateur lance un 2ème tour d’estimations.

Si l’unanimité n’est toujours pas atteinte cela veut dire que l’US n’est pas assez fine ou que l’équipe a besoin de plus d’informations. Représentez-la ultérieurement.

Enchaînez de la même manière avec toutes les US et vous verrez, la planification du prochain sprint sera beaucoup plus facile.

Quelques astuces

Enfin, quelques astuces pour bien réussir votre planning :

• En tant que PO, préparez bien vos US et soyez prêts à être challengés. Car comme dirait The Rock : « Quand la vie vous met dans des situations délicates, ne dites pas : “pourquoi moi ?”. Dites simplement “Mets-moi à l’épreuve” »
• En tant que participant, n’hésitez pas à poser des questions et levez les loups ou les incertitudes
• En tant que facilitateur : cadrez un maximum la séance, évitez les digressions et timeboxez les discussions
• Et généralement, si vos US dépassent 13 points, il faudra que vous les redécoupiez pour qu’elles puissent entrer dans le prochain sprint backlog. Au- delà de 20 points, c’est clairement un vote sanction. Un seul impératif : REDÉCOUPER !
• Il est préférable d’éviter d’avoir dans son sprint une US dont l’estimation est supérieure à la vélocité de l’équipe : en d’autres termes, une US qui risque de durer plus d’une journée. Cela favoriserait l’effet tunnel, à éviter au cours des développements.