Scrum : rétrospective de sprint, la méthode en 5 étapes

Par François le 10/09/2019 dans Articles

Expertise

10 minutes

Organisée à la fin de chaque sprint suite à la démo, la rétrospective est une cérémonie Scrum qui permet aux membres d’une équipe d’échanger sur le vécu du dernier sprint afin de pouvoir s’améliorer sur les suivants. Découvrez nos conseils pour exploiter au mieux ces deux heures d’échanges - durée préconisée pour cette cérémonie - et mettre en place le meilleur plan d’action possible.

De l’importance de la rétrospective

Avec la planification, le daily et la démo, la rétrospective est l’une des quatre cérémonies sur lesquelles repose l’organisation Scrum. Contrairement aux autres cérémonies, elle n’a pas vocation à discuter de l’évolution du produit. Son objectif est d’identifier les dysfonctionnements dans l’organisation de l’équipe afin de pouvoir définir des actions concrètes à mettre en place dans les sprints suivants et les résoudre.

Le but n’est donc pas seulement de revenir en arrière, mais également de se projeter pour préparer au mieux le futur de l’équipe. C’est un moment particulier, où l’équipe ne va plus produire mais réfléchir et échanger sur ses expériences ainsi qu’un plan d’action à mettre en place. Cet exercice est donc un rendez-vous majeur, qui permet l’amélioration continue du processus de travail de l’équipe.

Déroulé d’une rétrospective

Qui participe ?

L’ensemble de l’équipe Scrum participe à la rétrospective. Cependant, même si elle a lieu le plus souvent juste après la revue de sprint, les parties prenantes ne restent pas, car l’objectif est de réfléchir entre membres de l’équipe pour libérer au maximum la parole.

La réunion est traditionnellement animée par le Scrum Master, bien qu’en son absence ou si l’équipe n’en a pas nommé, un membre occupant un autre rôle puisse tout à fait l’animer. À noter que l’animateur, puisqu’il est membre de l’équipe Scrum, est aussi un participant à part entière à la rétro. Si l’équipe est en pleine création ou rencontre des situations difficiles, une personne extérieure à l’équipe, comme un coach, peut jouer le rôle de facilitateur.

Une rétrospective standard - d’environ deux heures, pour conclure un sprint de deux à trois semaines - comporte cinq étapes, au cours desquelles sont mis en place différents ateliers.

1. Ouverture (15 minutes)

Lors de l’ouverture de la cérémonie, l’animateur s’intéresse à l’état d’esprit des participants, cherche à libérer la parole, et s’assure que l’environnement est propice à l’expression de chacun. Le moment n’est pas encore venu d’ouvrir des débats approfondis : cela viendra dans les prochaines étapes.

Quelques exemples d’ateliers d’ouverture :

LE CHECK-IN

  • Objectif : Ouvrir la rétro et avoir une idée de l’état d’esprit de chaque participant.
  • Déroulement : À tour de rôle, chaque participant répond à la même question : “En un mot, qu’attendez-vous de cette rétrospective ?”, “En un mot, qu’avez-vous en tête ?”, “Dans quel état émotionnel êtes-vous ?”.
  • Astuces d’animation : Inscrire les principales préoccupations des intervenants, et éviter d’évaluer les commentaires de l’équipe : un “très bien” ou un “merci” suffit.

OBJECTIF RECONNAISSANCE

  • Objectif : Se concentrer sur les aspects positifs plutôt que sur les problèmes en formulant un objectif positif pour la session de rétrospective.
  • Déroulement : L’équipe réfléchit ensemble à un objectif possible pour la rétrospective , par exemple “Trouvons plusieurs façons de renforcer notre travail d’équipe et nos processus”, “Trouvons comment étendre nos bonnes pratiques et méthodes d’ingénierie” ou encore “Identifions là où nous avons produit le plus de valeur ajoutée au cours de la dernière itération afin d’augmenter celle que nous fournirons lors de la prochaine”.

PRISE DE TEMPÉRATURE

  • Déroulement : Les participants marquent leur humeur sous la forme d’une température sur un tableau.
  • Astuce d’animation : Préparer un tableau avec un dessin de thermomètre allant de glacé à chaud.

2. Recueil de données (25 minutes)

Cette étape vise à mettre en avant des faits ou des ressentis sur les derniers sprints. L’objectif ici n’est pas de débattre de ceux-ci, mais d’abord de les identifier. Le Scrum Master va s’assurer que chaque personne s’exprime et réunir les idées de chacun sous forme de thématiques afin de faciliter par la suite la mise en place d’un plan d’action.

Quelques exemples d’ateliers pour cette étape :

LE LEAN COFFEE

  • Objectif : Centrer la discussion sur les sujets que les participants estiment les plus importants
  • Déroulement :
    • Pendant 5 minutes, chacun écrit les sujets qu’il voudrait évoquer sur des post-it.
    • Placer les notes sur le tableau dans une colonne “à discuter”, laisser chacun expliquer son sujet en une ou deux phrases et regrouper les notes sur le même sujet.
    • Tout le monde vote ensuite pour les deux sujets qu’ils veulent évoquer.
    • Pendant trois minutes, les participants échangent sur le sujet qui a été le plus plébiscité.
    • À la fin des trois minutes, les participants lèvent ou baissent leur pouce : Si les pouces levés sont majoritaires, le sujet est relancé pour 3 minutes. Si les pouces baissés l’emportent, on enchaîne sur le sujet suivant.
  • Astuces d’animation : Utiliser un système de management visuel en créant un tableau “à discuter / en discussion / discuté”. Ne pas prolonger l’activité une fois que le temps qui y était dédié est écoulé.

LE SPEED-BOAT

  • Objectif : Analyser les forces qui vous font avancer et ce qui vous ralentit
  • Déroulement :
    • Dessiner un bateau sur un tableau, ainsi que son moteur et son ancre.
    • Les membres de l’équipe écrivent en silence sur des post-it ce qui a propulsé l’équipe vers l’avant et ce qui lui a fait faire du surplace. Coller les post-it respectivement sur le moteur et l’ancre.
    • Discuter ensemble de comment booster le “moteur” et comment délester “l’ancre”.

MAD, SAD, GLAD

  • Objectif : Collecter les événements durant lesquels les membres de l’équipe se sont sentis en colère (mad), tristes (sad), ou contents (glad) pour en identifier les raisons.
  • Déroulement :
    • Affichez trois affiches sur lesquelles sont écrit “mad”, “sad” et “glad”.
    • Les membres de l’équipe écrivent un événement par carte auquel ils lient un des sentiments. Lorsque le temps est écoulé, chacun place ses cartes sur les affiches appropriées. Les cartes sont ensuite regroupées et les groupes nommés.
    • L’atelier se termine en se demande ce qui en ressort, quels sont les éléments inattendus, qu’est-ce qui a rendu une tâche particulière difficile, qu’est-ce qui a été amusant ou encore ce que ses éléments signifient en tant qu’équipe, ou si les participants ont des suggestions sur comment continuer à progresser.

3. Générer des idées (40 minutes)

Cette étape permet d’ouvrir les débats, puisque l’équipe va échanger afin d’identifier les idées potentielles d’amélioration. C’est l’occasion de mettre en place un véritable brainstorming, afin de collecter le maximum d’idées possible et de créer un échange libre entre les participants. C’est également la partie de la cérémonie la plus longue et sur laquelle le facilitateur doit être le plus attentif.

Quelques exemples d’ateliers pour cette étape :

LE JEU DE LA PERFECTION

  • Objectif : identifier ce qui pourrait être fait afin que le prochain sprint soit “parfait”.
  • Déroulement : Inscrire sur un tableau les noms des participants à la rétrospective et dessiner une colonne “évaluation” et une colonne “actions”. Tous les participants évaluent le déroulement du dernier sprint sur une échelle de 1 à 10, puis chacun suggère quelles actions permettraient à prochaine itération d’obtenir un score de 10 sur 10.
  • Astuce d’animation : il est possible de terminer cet atelier par un exercice de priorisation.

LES 5 POURQUOI

  • Objectif : examiner de près l’origine des problèmes en se demandant à plusieurs reprises “pourquoi ?”.
  • Déroulement :
    • Diviser les participants en petits groupes et donner à chaque groupe l’un des problèmes principaux identifiés précédemment.
    • Dans chaque groupe, une personne demande aux autres “Pourquoi est-ce arrivé ?” à plusieurs reprises dans l’objectif de trouver la cause racine (souvent la réponse au 5ème pourquoi) ou une suite d’événements.
    • Chaque groupe partage ensuite ses conclusions.

SOUVENONS-NOUS DE L’AVENIR

  • Objectif : Se projeter dans un futur idéal pour trouver des idées d’améliorations.
  • Déroulement :
    • Imaginer que l’équipe puisse voyager à travers le temps jusqu’à la fin de la prochaine itération, qui s’avère être la meilleure itération et la plus productive jamais effectuée. Se demander comment les membres de l’équipe du futur décrivent leur quotidien, ce qu’on peut y voir et y entendre, etc.
    • L’équipe prend un peu de temps pour imaginer la situation pendant que l’animateur prend des notes.
    • Poursuivre avec la question “Quels changements avons-nous réalisés pour atteindre un avenir si productif et satisfaisant?” et noter les réponses sur des cartes, qui serviront lors de la prochaine étape.

4. Décider des actions (25 minutes)

L’équipe doit maintenant décider d’un plan d’action. Ce dernier va découler des ateliers précédents, en réunissant et remaniant les idées afin de les traduire en actions concrètes et réalisables. L’objectif est de sélectionner 4 ou 5 idées maximum, pour que celles-ci soient implémentables dès le sprint suivant.

Il est primordial que la majorité de l’équipe soit concernée par les actions mises en place, et que la répartition en fonction des ressources soit claire et affichée suite à la cérémonie. Le cas échéant, il est tout à fait possible d’intégrer ces tâches dans le suivi du sprint, et d’intégrer ses actions lors de la planification si elles concernent l’équipe de développement.

Quelques exemples d’ateliers pour cette étape :

LISTE DE CHOSES À FAIRE

  • Objectif : Permettre aux participants de proposer et de s’engager sur des actions.
  • Déroulement :
    • Préparer un tableau avec 3 colonnes : “Quoi”, “Qui” et “Échéance”.
    • Demander à tour de rôle à chaque participant ce qu’il souhaite faire afin de permettre à l’équipe d’avancer. Écrire la tâche, se mettre d’accord sur une date d’échéance et les laisser signer de leur nom.
    • Si quelqu’un suggère une action pour l’équipe entière, cette personne doit obtenir l’adhésion (par les signatures) des autres membres.

FONCTIONNE BIEN, FAIRE DIFFÉREMMENT

  • Objectif : Phosphorer sur ce qui fonctionne et ce qui fonctionne moins
  • Déroulement :
    • Créer deux colonnes “Fonctionne bien” et “Faire différemment”.
    • Demander à vos participants d’écrire des propositions concrètes pour chaque colonne, avec une idée par thème évoqué lors des étapes précédentes. Les laisser écrire en silence pendant quelques minutes. Chacun lit ensuite ses notes à voix haute et colle ses cartes à l’endroit approprié.
    • Puis chacun vote avec des gommettes en distribuant 1, 2 ou 3 points aux idées qu’il trouve les plus pertinentes. Les 2 ou 3 principales idées constituent le plan d’action.

L’ÉTOILE DE MER

  • Objectif : Idéer selon des axes définis
  • Déroulement :
    • Dessiner une étoile sur un tableau et nommer les branches “Commencer à”, “Arrêter de”, “Continuer de”, “Faire plus de” et “Faire moins de”.
    • Les participants notent leurs propositions sur des post-it et les collent dans les sections appropriées. Mener une courte discussion sur les idées qui vous semblent les plus bénéfiques.
    • Puis chacun vote avec des gommettes en distribuant 1, 2 ou 3 points aux idées qu’il trouve les plus pertinentes.
    • Les 2 ou 3 principales idées constituent le plan d’action.

5. Clore la rétrospective (5-10 minutes)

L’objectif de cette étape consiste à obtenir un feedback sur la cérémonie, qui sera très utile à l’animateur afin de l’évaluer et identifier des points d’amélioration pour les prochaines rétrospectives.

Quelques exemples d’ateliers pour cette étape :

LA PORTE DES RETOURS

  • Objectif : Évaluer la satisfaction des participants concernant la rétrospective
  • Déroulement :
    • Placer des post-it numérotés de 1 à 5 (5 étant le meilleur score) sur un mur.
    • À la fin de la rétrospective, demander aux participants de placer un post-it sous le chiffre qui d’après eux correspond le mieux à la session.
    • Le post-it peut être vide ou contenir un commentaire ou une suggestion.

PLUS ET DELTA

  • Objectif : Remonter les éléments qui ont été plus ou moins appréciés.
  • Déroulement :
    • Dessiner deux colonnes “Plus” et “Delta”. Demander à chaque participant d’écrire un aspect de la rétrospective qu’il a aimé et un qu’il souhaiterait modifier sur des post-it différents.
    • Afficher et passer rapidement en revue les cartes en clarifiant leur sens exact et en identifiant la tendance majoritaire lorsque des notes vont dans deux directions opposées pour un même point.

PLUS DE, AUTANT DE, MOINS DE

  • Objectif : Obtenir des retours concrets sur votre manière de faciliter.
  • Déroulement :
    • Dessiner au tableau trois colonnes intitulées “Plus de”, “Autant de”, et “Moins de”.
    • Demander aux participants d’écrire sur des post-it ce que vous devriez faire plus souvent, moins souvent et satisfaisant tel quel.
    • Lire et discuter un court moment les post-it collés dans chaque partie.

Conclusion

À l’issue de la rétrospective, les informations que l’équipe souhaitent transmettre aux managers sont remontées par le Scrum Master ou l’animateur. Il est néanmoins indispensable de garder une certaine confidentialité sur les rétrospectives, pour conserver la liberté d’expression des participants lors des cérémonies suivantes.

Outre l’amélioration de l’efficacité de l’équipe, l’intérêt essentiel de la rétrospective est de contribuer à renforcer la cohésion et l’efficacité de l’équipe. Cette cérémonie, en étant orientée sur les actions à mettre en place durant un sprint permet une amélioration continue, processus fondamental à l’agilité.

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François

Team Leader & Coach