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La facilitation graphique peut-elle être utile au Product Manager ?

Par Ornella le 21/09/2021 dans Articles

Expertise

8 minutes

Loin de nous l'idée de vous dispenser une formation complète à la facilitation graphique ! Des supports très qualitatifs existent déjà, sur Youtube ou - mieux évidemment - en présentiel. Cet article a davantage vocation à vous partager ses grands principes, les moments clés de sa mise en application, et son intérêt en tant qu’outil pour les Product Managers.

Qu’est-ce que la facilitation graphique ?

Dans “facilitation graphique”, il y a deux mots : facilitation et graphique. Cela consiste à transmettre des messages par des éléments essentiellement visuels, qui vont au-delà d’un simple slide - tout autoporteur qu’il puisse être. A l’instar de la bande dessinée, la facilitation graphique vient présenter à son public une idée, une synthèse, un concept à travers le dessin et quelques compléments écrits. Dans ce sens, un document construit via cette technique peut tout à fait se suffire à lui-même, comme le montre l’exemple ci-dessous.

Restitution d’un atelier de Product Strategy pour de la communication interne sur le métier de Product Manager dans une entreprise

Dans cet exemple, la facilitation graphique est exploitée comme outil de compte rendu d’un atelier de Product Strategy pour partager, en une page, les moments clés et les premiers livrables. Il va s’agir, à travers des formes simples, quelques couleurs, et une police sobre et facilement lisible, de restituer des informations à une population pas toujours initiée.

Quels sont les bénéfices de la facilitation graphique pour le Product Manager ?

Rendre une présentation plus impactante

La force principale de la facilitation graphique, en atelier ou lors d’une présentation, réside dans sa capacité à capter l’attention de l’auditoire. Contrairement à la diffusion d’une présentation Powerpoint, commentée plus ou moins laconiquement, elle a l’avantage d’être élaborée en “live”, sous les yeux du public. C’est un peu comme lorsque l’on va au restaurant et on a la chance de dîner dans une cuisine ouverte. On voit et on comprend ce qu’il se passe, ce qui renforce l’expérience et l’attention.

En tant que formateur, Coach ou Product Manager, cette technique vient donc compléter un panel d’autres outils existants et peut s’avérer très utile pour un public de non initiés à un sujet, parfois sceptique, qui demande à être convaincu. Le fait de construire l’argumentaire en temps réel permet aux participants de mieux prendre la mesure des messages, d’ingérer de façon plus digeste, et de poser plus de questions au fil de l’eau. L’auditoire est alors dans une posture d’écoute active, ce qui constitue un vrai plus pour vous, animateurs.

Il s’agit donc d’être efficace, de savoir tracer rapidement des éléments simples mais percutants, pour que l’assemblée présente puisse visualiser et entendre le message de manière quasiment simultanée. Cela veut aussi dire, ne pas tourner le dos au public de manière trop régulière, au risque de perdre son attention.

Récemment, lors d’une mission pour Hubvisory, nous avons appliqué la facilitation graphique pour expliquer la valeur de l’Agilité par rapport au cycle en V existant, pour faire réagir des collaborateurs et impulser le changement. Le résultat fut assez net par rapport à une présentation plus standard de ce même concept faite quelques semaines plus tôt : un meilleur taux de participation, plus de questions, plus de facilité à se projeter dans les avantages et inconvénients des concepts.

Gagner du temps et générer un effet wahou pour vos ateliers produit

Lors d’un atelier d’idéation ou de User Research, les supports de facilitation graphique peuvent venir remplacer des présentations digitales.

Un format assez classique et simple à produire, par exemple, est l’agenda de réunion ou d’atelier. Affiché de manière visible dans la salle, pendant toute la séance, il reste un point de repère sur lequel s’appuyer pour tenir les délais et rappeler à l’ordre les participants qui viendraient à trop diverger.

Pour les Product Managers et Scrum Masters, il est assez simple de préparer une rétrospective agile en dessinant un atelier de speedboat et d’autres templates de “Keep, Drop, Start” avec quelques logos visuels avant la réunion.

📚 Lire notre article sur le speedboat

Autre exemple encore : organiser un atelier basé sur des personas réalisés via de la facilitation graphique.

Persona

Les participants peuvent facilement se projeter en voyant le persona à leur table, le format est ludique, ce qui permet d’aller plus vite vers de la génération d’idées en lien avec les irritants des utilisateurs concernés.

Pour autant, ces templates sont souvent simples à réaliser, et plus rapides à construire que des slides complets et pas forcément indispensables.

Il n’est pas rare, par ailleurs, qu’une salle d’atelier pré-remplie de templates de facilitation graphique crée d’entrée une aura positive dans la pièce. Les participants sont instantanément immergés dans le thème, peuvent discrètement prendre connaissance des grands exercices auxquels ils devront se prêter, ce qui est généralement assez rassurant.

Comme le dessin “live” pendant des explications, la personnalisation papier des supports d’atelier enchante par sa simplicité et son originalité. C’est donc un bon levier pour capter de l’information simplement en cas de recherche utilisateur lors d’une phase de Discovery produit.

Animation d’un atelier de User Research pendant une phase de Discovery

Ces éléments visuels, prédisposés dans un espace de travail, favorisent naturellement les démarches créatives et sont donc des sortes d’ice-breakers naturels.

Si vous envisagez d’animer un design sprint, où ouverture d’esprit et inventivité sont les maîtres mots, l’usage de la facilitation graphique va spontanément favoriser cet environnement. Il sera plus facile pour les participants de créer une Une du Monde ou une Boite Produit (deux ateliers assez classiques d’idéation) s’ils sont entourés de visuels simples et impactants.

Concentrer sa prise de note

Un bon exercice, quand on se lance dans la facilitation graphique est la prise de notes, lors d’une réunion. Cela oblige à se concentrer pendant la réunion, et à synthétiser instantanément les messages, de sorte qu’il ne reste de la réunion que sa substantifique moelle, sans le superflu. Le partage de cette prise de notes visuelle est toujours à valeur ajoutée pour les autres participants, qui auront, comme vous, les idées plus claires.

Gérer un backlog produit et piloter ses OKRs

Un dernier cas d’usage de la facilitation graphique que nous pouvons citer est l’animation du backlog produit. Dans le cas d’un produit développé en méthode agile, bénéficier d’un espace physique - une salle dans vos locaux par exemple - dédié au produit est un vrai plus.

Un mur entier de la salle peut-être consacré au backlog produit et va servir à l’animation de dailys avec l’équipe. On peut s’amuser à représenter les User Stories du sprint en cours sur un tableau blanc ou sur des post-its les personnes en charge d’une fonctionnalité ou le mood du jour.

📚 Lire notre article sur le backlog produit

Une autre partie de l’espace peut servir à toujours garder en tête ses objectifs et à piloter les résultats associés. En début de mission, il est souvent pertinent de s’aligner avec l’équipe métier sur ce vers quoi on souhaite tendre, et le formaliser sur un poster, format facilitation graphique, avec des cases à cocher, peut-être un vrai plus.

Aussi, dans votre salle produit, un mur peut être affecté à la partie design pour afficher les wireframes des fonctionnalités en cours ou à venir, ou pour partager les livrables d’une phase de delivery.

Enfin, pensez toujours à laisser une “boite à idée” - très simple à faire en facilitation graphique - pour encourager n’importe quel membre de l’équipe produit à y inscrire une proposition pertinente.

“Je ne suis pas créatif, je ne sais pas dessiner” : se débarrasser des idées reçues

La facilitation graphique s’adresse à tout le monde; c’est un outil très accessible. Voici quelques pré-requis assez simples pour bien démarrer :

  1. Tracez vos lettres proprement, en détachant tous les traits, de la gauche vers la droite

  1. comme un enfant qui apprendrait à dessiner, usez de formes simples pour représenter vos idées

  1. N’utilisez pas plus de trois couleurs
  2. Quelques éléments simples de perspectives ou de jeux d’ombres créent vite un effet wahou

Pour bien démarrer, le tout est de s’entraîner à reproduire quelques idées simples (une réunion, une idée, une difficulté, …) afin de s’essayer à la production de formes basiques pour s’exprimer.

Rappelons-nous de notre premier message clé : la facilitation graphique, c’est avant tout faciliter !

La plus grande difficulté réside donc dans votre capacité, en tant que Product Manager, à pouvoir à la fois écouter ou présenter et synthétiser très vite en quelques traits les informations en question. De même, s’entraîner à représenter un texte qu’on lirait où qu’on écouterait peut être un excellent exercice. Votre objectif, en tant que facilitateur graphique, est d’aider un public à comprendre rapidement un message, à rebondir facilement sur une question ou un concept, à être embarqué dans un projet ou une session collaborative.

Quels sont les outils du facilitateur graphique ?

La première question à vous poser est de savoir si vous souhaitez adopter cette technique à distance ou en présentiel. Les outils diffèrent alors légèrement.

De fait, une craie (si on choisit l’option vintage) ou un marqueur et un tableau suffisent à animer une séance avec de la facilitation graphique. On préfèrera néanmoins pouvoir bénéficier de plusieurs couleurs, et les livrables les plus impactants seront souvent réalisés sur papier, avec des feutres dédiés.

Avec une tablette ou un écran et un bon stylet, la facilitation graphique est aussi tout à fait possible à distance, sur des outils de tableau blanc comme Miro, et peut même être recommandée lorsque l’on cherche à s’assurer de capter l’attention d’un auditoire disséminé aux quatre coins de la France ou ailleurs.

Grâce à une différenciation certaine par rapport à des outils ou supports plus traditionnels, la facilitation graphique est plus qu’un simple effet wahou, et peut apporter un vrai plus aux Product Managers dans certaines situations données. Elle est utile au product design (discovery, idéation), en cas d’enjeux de transformation et de coaching, pour animer le backlog produit, ou simplement pour dynamiser des présentations ou supports de restitution.

La facilitation graphique est une alliée de choix du management visuel qui permet aux équipes produit de centraliser, au sein d’un même espace, toutes les informations clés liées à la démarche produit.

Pour en apprendre davantage sur les techniques pures de facilitation graphique, nous vous invitons par exemple à vous rendre sur la page Facebook des Décoincés du crayon qui propose des exercices simples avec beaucoup de pédagogie.

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Ornella

Product Manager